5 einfache Tipps für gelungene Webkonferenzen in virtuellen Teams

Gelungene Webkonferenzen in virtuellen Teams
Gelungene Webkonferenzen in virtuellen Teams

1. Die Webcam in der virtuellen Besprechung:

 

Fordern Sie Ihr Team bereits in der Einladung auf, im virtuellen Teammeeting die Webcam zu verwenden, damit sie sich alle sehen können.

 

So können die Teammitglieder sich darauf vorbereiten und es herrscht weniger Anonymität und mehr Disziplin und Teamgefühl im virtuellen Meeting.

 

2. Der Beginn des virtuellen Teammeetings:

 

Seien Sie am besten fünf Minuten vor Beginn der Besprechung im Meeting und initiieren Sie aktiv Smalltalk.

Damit sorgen Sie von Anfang an für eine gute Atmosphäre in der Webkonferenz und vermeiden unangenehmes Schweigen zwischen Teammitgliedern, die sich kaum kennen.

 

3. Die Regeln in der Webkonferenz:

 

Etablieren Sie Kommunikationsregeln für das virtuelle Teammeeting und sagen Sie den Teilnehmern, wie sie sich zu Wort melden können. Ich empfehle bei einem Team ab sechs Teilnehmern ein Zeichen im Chat. Bitten Sie die Teilnehmer um rege Teilnahme und Kommentare.

 

Damit ist klar, wie die Teilnehmer auch diskret in der Webkonferenz Fragen stellen können, ohne einen anderen zu unterbrechen. Sie nehmen den Teilnehmern damit von Anfang an die Scheu, sich mit Kommentaren und Fragen einzubringen.

 

4. Aufwärmen und Ankommen im virtuellen Teammeeting:

 

Machen Sie eine Vorstellungsrunde im virtuellen Teammeeting, wenn sich noch nicht alle Teilnehmer kennen oder ansonsten eine Warmup-Runde, bei der jedes Teammitglied eine Frage beantwortet, z. B. „Nenne uns ein Highlight deines Wochenendes“.

 

Das bewirkt eine gute virtuelle Meetingatmosphäre und ist ein gutes Mittel für Teambuilding im virtuellen Teammeeting. Die Teammitglieder lernen sich so nebenbei besser kennen. Außerdem sorgt es dafür, dass wirklich alle Teilnehmer bereits am Anfang des Meetings gesprochen haben, in der virtuellen Besprechung wirklich „angekommen“ sind und jeder weiß, wer im Meeting ist.

 

5. Interaktion im virtuellen Teammeeting:

Machen sie Präsentationen im virtuellen Meeting so interessant und interaktiv wie möglich. Vermeiden Sie textlastige Folien. Ich empfehle, bei Präsentationen Fragen jederzeit per Chat zuzulassen und nicht erst am Ende der Präsentation.

 

Bei Status Updates von Teammitgliedern bitten Sie die Teammitglieder, sich auf das zu beschränken, was für die anderen auch interessant sein könnte und zu dem sie vielleicht Fragen an ihre Kollegen haben. Ermuntern sie die anderen, konkret zu antworten bzw. Fragen zu stellen. 

 

Das macht das virtuelle Teammeeting interaktiv und lebendig. Vergessen Sie nie: Die gemeinsam verbrachte Zeit in einem virtuellen Team ist besonders wertvoll und sollte entsprechend für den wichtigen Austausch und das Teamgefühl genutzt werden.